Theo đó, căn cứ công văn hướng dẫn, các đơn vị lập danh sách đăng ký thi đấu (bản đăng ký đoàn VĐV tham gia, ảnh VĐV) và gửi về Trung tâm Điều hành sản xuất tại Quảng Ninh, địa chỉ số 95A - Lê Thánh Tông, TP Hạ Long, Quảng Ninh (gửi Thường trực Ban tổ chức Giải), đồng thời gửi kèm file điện tử danh sách VĐV về địa chỉ Email: vhtttkv@gmail.com (sử dụng phông chữ Times New Roman, bảng mã Unicode). Thời hạn đăng ký chậm nhất trước ngày 15/10/2024 (đơn vị nào đăng ký muộn thì không được tham gia Giải).
Danh sách đoàn vận động viên đăng ký thi đấu phải có xác nhận của y tế về tình trạng sức khỏe của VĐV đủ điều kiện để thi đấu: Số lượng Đội nam: mỗi đội tối đa 30 người, gồm: trưởng đoàn, phó đoàn, HLV, săn sóc viên, bác sỹ và 25 vận động viên; Đội nữ mỗi đội tối đa 25 người, gồm: trưởng đoàn, phó đoàn, HLV, săn sóc viên, bác sỹ và 20 vận động viên. Bìa cứng A4 dán ảnh toàn bộ các VĐV tham gia Giải (ảnh 4x6 mới nhất), dưới mỗi ảnh đề rõ họ tên VĐV, năm sinh, số áo thi đấu. Những VĐV chưa có thẻ hoặc những VĐV làm thẻ mới thì dán vào bìa cứng A4 riêng, ghi chú rõ phần bảng ảnh để làm thẻ VĐV.
Thời gian kiểm tra nhân sự từ 08h00’ đến 10h00’ ngày 17/10/2024 và họp chuyên môn với các trưởng đoàn các đơn vị từ 10h00’ ngày 17/10/2024 tại Văn phòng Công ty CP Than Hà Lầm - Vinacomin.
Giải bóng đá nam, nữ phong trào TKV sẽ được tổ chức từ ngày 21/10/2024 đến ngày 30/10/2024 tại sân vận động Cửa Ông (Công ty Tuyển than Cửa Ông) và sân vận động Công ty CP Than Hà Lầm - Vinacomin. Lễ khai mạc sẽ được bắt đầu từ 14h30’ ngày 21/10/2024./.